Herinneringen en annuleerlink
Bellers die telefonisch een afspraak maken, krijgen een bevestiging en een herinnering per e-mail. In elke mail staat een link om de afspraak zelf af te zeggen. Zo komt de tijd weer vrij, in plaats van dat er niemand komt.
Wat de beller krijgt
- Bevestiging na het inplannen: meteen na het boeken, met de datum, de tijd en een link om af te zeggen.
- Herinnering de dag ervoor: op het tijdstip dat jij kiest. Is de afspraak pas kort van tevoren gemaakt, dan is de bevestiging genoeg.
- Mail als iemand niet komt: zet je een afspraak bij Afspraken op Niet verschenen, dan krijgt de beller een vriendelijk mailtje om een nieuwe afspraak te maken.
De mails komen van "je bedrijfsnaam via Loekas". Antwoordt een beller, dan komt dat bij jou binnen. Spreekt je assistent bellers aan met "u" (een formele of empathische toon), dan doen de mails dat ook. Bij een vriendelijke of enthousiaste toon is het "je".
Zo zet je het aan
- Zorg dat Afspraken plannen aan staat voor je assistent, in het tabblad Bereikbaar en afspraken.
- Zet in hetzelfde tabblad bij Herinneringen en no-shows de schakelaar Herinneringen aan.
- Kies welke mails je wilt en hoe laat de herinnering gaat bij Versturen om.
- Wil je antwoorden op een ander adres? Vul het in bij Antwoorden van bellers gaan naar. Dat adres moet op hetzelfde domein staan als je account. Laat je het leeg, dan komen antwoorden binnen op het e-mailadres van je account.
- Klik onderaan in de balk op Zet live.
Vanaf dan vraagt je assistent bellers om hun e-mailadres en spelt hij het terug, zodat de mail goed aankomt.
De annuleerlink
De beller klikt in de mail op Afspraak annuleren en bevestigt op de pagina die opent. De afspraak wordt geannuleerd en jij krijgt een melding in je dashboard. De link werkt tot de afspraak begint.
Wanneer gaat er geen mail?
- Geeft de beller geen e-mailadres, dan wordt de afspraak gewoon zonder mail gemaakt.
- Afspraken die je zelf in het dashboard invoert, krijgen geen mail.
- Je account moet een bevestigd e-mailadres hebben.
- Tijdens je proefperiode gaan er maximaal 20 mails per dag uit.
- Dit werkt voor assistenten met een instructie, niet voor een gespreksflow.
Wat kost het?
Herinneringen zijn een uitbreiding van EUR 25 per maand (excl. btw), op elk pakket, ook bij Groeien. Je zet hem aan bij Facturatie, onder Uitbreidingen. Tijdens je proefperiode probeer je het gratis.
Nog niet beschikbaar
Een automatisch telefoontje na een no-show zit er nog niet in. Het gaat nu alleen om e-mails.