Bereikbaar buiten kantooruren, terwijl jij vrij bent.

Je assistent krijgt een eigen telefoonnummer. Bij je telefoonprovider stel je in wanneer gesprekken naar dat nummer worden doorgeschakeld. Er zijn grofweg drie keuzes: altijd, bij geen gehoor of bij bezet. Welke vormen beschikbaar zijn en of je op tijd kunt schakelen, verschilt per provider en per abonnement.

Veel ondernemers kiezen voor doorschakelen bij geen gehoor. Overdag neem je zelf op als het kan, en lukt dat niet, dan vangt de assistent het gesprek op. ’s Avonds en in het weekend neem je gewoon niet op, en dan gaat elk gesprek vanzelf naar je assistent. Zo hoef je niets om te zetten als je de deur achter je dichttrekt.

Het meeste wat buiten kantooruren binnenkomt, kan prima tot de volgende werkdag wachten. Iemand wil een offerte, een afspraak of het antwoord op een vraag. Die gesprekken handelt je assistent af of zet hij klaar als terugbelverzoek. Maar in sommige vakgebieden komt er af en toe iets binnen dat echt niet kan wachten.

Daarvoor is doorverbinden. Stel je een doorverbindnummer in, dan verbindt de assistent standaard door als de beller om een mens vraagt of als hij een vraag niet kan beantwoorden. Wil je dat de assistent specifieker omgaat met spoed, bijvoorbeeld alleen bij bepaalde situaties doorverbinden, dan leg je dat vast in de instructies van je assistent of bouw je het uit in de Flow Builder. Zo bepaal jij waar de grens ligt.

Het doorverbindnummer geldt voor alle gesprekken die de assistent aanneemt. Er is dus geen apart nummer voor de avond en voor overdag. Zet je je eigen mobiele nummer in, bedenk dan dat een beller die om een mens vraagt je ook ’s avonds kan bereiken. Voor veel kleine bedrijven is dat precies de bedoeling: alleen wie echt iemand nodig heeft, komt door.

Werk je met meerdere mensen, dan kan een vast dienstnummer handig zijn dat telkens doorgaat naar de collega die dienst heeft. Wil je ’s avonds helemaal niet gestoord worden, laat het doorverbindnummer dan leeg. De assistent noteert dan bij elk gesprek een terugbelverzoek, en jij belt de volgende ochtend terug.

Na elk gesprek kan je assistent een samenvatting per e-mail sturen, met de gegevens die je nodig hebt om terug te bellen: wie er belde, op welk nummer en waarover. Je begint de dag dus niet met een lijst onbekende nummers, maar met een overzicht waarin je meteen ziet wat voorrang heeft.

Wil je precies weten wat er gezegd is, dan lees je in je dashboard de transcriptie of luister je de opname terug. Dat is ook handig om je assistent bij te schaven. Zie je dat bellers steeds dezelfde vraag stellen die niet goed beantwoord wordt, dan vul je de informatie aan en is het de volgende keer geregeld.

Voicemail is gratis en werkt altijd, maar het vraagt veel van de beller. Hij moet een bericht inspreken, zijn nummer duidelijk noemen en er dan op vertrouwen dat je terugbelt. Lang niet iedereen doet dat. En wie wel iets inspreekt, laat vaak een half verhaal achter, waardoor je bij het terugbellen alsnog alles moet vragen.

Een AI-assistent voert een echt gesprek. Hij stelt vervolgvragen, beantwoordt wat hij kan en noteert de rest netjes. De beller heeft het gevoel dat hij geholpen is, ook al is het half tien ’s avonds. En jij hebt de volgende ochtend alles wat je nodig hebt.

Rond de feestdagen en in de zomervakantie is je bedrijf vaak dicht of met minder mensen bezet. Juist dan kan het druk zijn aan de telefoon. Je assistent werkt gewoon door. Zet de informatie over je vakantie of aangepaste openingstijden in de gegevens van je assistent, dan kan hij bellers daar ook over informeren.

Maak je afspraken via je assistent, blokkeer je vakantie dan in je Google Agenda of pas je beschikbare dagen aan. De assistent biedt die dagen dan niet aan.