Wat er binnenkomt op de lijn van een advocatenkantoor
Wanneer mensen een advocaat bellen
Nieuwe cliënten bellen zelden op een rustig moment. Iemand heeft net een ontslagbrief gekregen, een dagvaarding op de mat gevonden of is thuis na een ruzie over de kinderen. Veel van die telefoontjes komen 's avonds of op maandagochtend, na een weekend piekeren. Juist dan zit jij in een zitting, een bespreking of een lastig dossier.
Bestaande cliënten bellen vooral om te horen of er nieuws is, of om een stuk na te sturen. Dat zijn belangrijke telefoontjes, maar ze hoeven zelden direct door naar jou.
Aannemen zonder juridisch advies te geven
De assistent geeft nooit juridisch advies. Hij zegt niet of iemand een sterke zaak heeft, noemt geen kansen en legt geen wetsartikelen uit. Wat hij wel doet: rustig uitvragen waar het over gaat, op welk rechtsgebied het ligt, of er een termijn loopt en wanneer iemand bereikbaar is. Dat legt hij vast als terugbelverzoek en je krijgt na het gesprek een samenvatting per mail.
Voor een eerste kennismaking kan hij met Google Agenda gekoppeld direct een belafspraak of intakegesprek inplannen in de blokken die jij vrijgeeft. Vraagt iemand naar de status van een dossier, dan noteert hij het verzoek en belooft niets over de inhoud. Hij heeft geen inzage in je dossiersysteem, en een koppeling daarmee is maatwerk.
Welke gesprekken je altijd doorverbindt
Stel een doorverbindnummer in voor alles waar tijd kritiek is: iemand die net is aangehouden, een kort geding dat morgen dient, een beslag of een ontruiming die vandaag speelt. Beschrijf die situaties letterlijk in de instructies. Is er niemand bereikbaar, dan legt de assistent het gesprek vast met de hoogste urgentie en de exacte termijn die de beller noemt.
Zet in de kennis ook op welke rechtsgebieden je kantoor wel en niet werkt, of je op toevoeging werkt en hoe je tarieven in grote lijnen zijn opgebouwd. Zo hoort een beller met een zaak buiten jouw vakgebied dat meteen, in plaats van na een terugbelronde.
Praktische tip voor de start
Laat de assistent aan het begin van elk gesprek zeggen dat hij een digitale assistent is en dat hij geen advies geeft. Dat voorkomt verwachtingen en maakt bellers juist opener over wat er speelt. Check in de eerste week de transcripten op gesprekken waar de assistent te veel of te weinig doorvroeg.