Telefoonservice uitbesteden, zonder dat bellers het merken.

Zelf opnemen is de meest persoonlijke oplossing en kost je geen geld, alleen tijd. Het nadeel is dat die tijd precies wegvalt op de momenten dat je het druk hebt. Wie op een ladder staat, bij een klant zit of een behandeling doet, kan niet opnemen. Juist dan bellen er vaak mensen.

Voicemail is gratis en altijd beschikbaar, maar het is geen gesprek. Veel bellers spreken niets in, en wie dat wel doet laat vaak een onvolledig bericht achter. Je belt terug, krijgt zelf de voicemail en het spelletje begint opnieuw.

Een traditionele telefoonservice, ook wel antwoordservice, receptiedienst of telefoniste op afstand genoemd, zet echte mensen aan de lijn. Zij nemen op met jouw bedrijfsnaam, noteren het bericht en sturen het door. Een AI-telefoniste doet dat werk met spraaktechnologie: de telefoon wordt direct opgenomen, de beller krijgt antwoord op veelgestelde vragen en jij krijgt een samenvatting.

Er zijn grofweg drie manieren waarop een telefoonservice met mensen kosten in rekening brengt. Sommige services rekenen per aangenomen gesprek. Andere rekenen per minuut dat een telefonist met je beller praat. En veel aanbieders werken met een maandabonnement waarin een bepaald aantal gesprekken of minuten zit, met een tarief voor alles daarboven. Vaak komt daar nog een eenmalige opstartvergoeding bij, en soms een toeslag voor avonden, weekenden of extra taken zoals afspraken plannen.

Bij het vergelijken is het slim om te kijken naar het totaal per maand bij jouw belvolume, niet naar het laagste tarief in de advertentie. Let ook op wat er gebeurt in drukke weken: bij een prijs per gesprek betaal je dan meer, bij een bundel loop je misschien tegen de grens aan.

Een AI-telefoniste van Loekas werkt met een vast maandbedrag en een bundel belminuten. Je betaalt dus niet per gesprek. Ga je over je bundel heen, dan betaal je een vast tarief per extra minuut, of koop je extra minuten bij. Hoeveel belminuten je nodig hebt, hangt af van hoe vaak er gebeld wordt en hoe lang de gesprekken duren.

Een AI-telefoniste is niet voor elk bedrijf de beste keuze, en dat zeggen we liever eerlijk. Krijg je veel gesprekken waarin emotie de boventoon voert, bijvoorbeeld bij verdriet, klachten of spanning, dan is een ervaren mens aan de lijn vaak prettiger. Hetzelfde geldt als elk gesprek anders is en om inschattingsvermogen vraagt dat niet in een paar regels te vangen is.

Ook als je bellers vooral ouderen zijn die liever met een mens praten, of als je beroepsregels eisen dat een persoon het gesprek voert, kan een traditionele service de betere keuze zijn. Twijfel je, bel dan zelf onze demolijn en kijk hoe het voelt. Dan weet je binnen een paar minuten of het past.

Een AI-telefoniste is sterk in gesprekken die in grote lijnen op elkaar lijken: vragen over openingstijden, prijzen, werkwijze of beschikbaarheid, een afspraak inplannen of een terugbelverzoek achterlaten. Dat zijn bij de meeste bedrijven juist de gesprekken die de meeste tijd kosten en het vaakst op het verkeerde moment binnenkomen.

Je assistent is er altijd, ook midden in de nacht en op zondag. Je stelt zelf in hoe hij klinkt, wat hij weet en wat hij mag doen. Omdat je van elk gesprek een transcriptie en opname hebt, zie je precies wat er gezegd is en kun je de instructies bijschaven als iets beter kan.

Je hoeft niet te kiezen tussen alles zelf doen en alles uit handen geven. Veel ondernemers kiezen een tussenvorm. De AI-telefoniste neemt op, beantwoordt de standaardvragen en plant afspraken in. Vraagt een beller om een mens, of gaat het om iets wat de assistent niet weet, dan verbindt hij door naar het nummer dat jij hebt ingesteld. Dat kan je eigen mobiel zijn, een collega of een ander nummer.

Heb je geen doorverbindnummer ingesteld, of wil je op bepaalde momenten niet gestoord worden, dan noteert de assistent een terugbelverzoek met naam, nummer en onderwerp. Die gegevens krijg je in de samenvatting per e-mail, zodat je gericht en goed voorbereid kunt terugbellen.

Je houdt je eigen telefoonnummer. Je assistent krijgt een eigen nummer, en bij je telefoonprovider stel je een doorschakeling in: bij geen gehoor, bij bezet of altijd. Wil je het eerst rustig proberen, begin dan met doorschakelen bij geen gehoor. Dan neem je zelf op wanneer het kan, en vangt de assistent de rest op.

Je kunt Loekas 14 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Daarna is het abonnement maandelijks opzegbaar. Zit je nu nog vast aan een contract met een telefoonservice, dan kun je de assistent alvast naast je huidige oplossing testen voordat je besluit.