Afspraken automatisch inplannen, terwijl de klant nog aan de lijn is.

Zodra een beller aangeeft dat hij een afspraak wil, vraagt de assistent naar de gewenste dag. Daarna berekent hij welke momenten die dag vrij zijn. Daarbij telt alles mee: je openingstijden voor die dag, de duur van een afspraak, de buffer die je wilt, de afspraken die al gepland staan en de momenten waarop je in Google Agenda als bezet staat. Alleen wat dan overblijft wordt voorgesteld.

Kiest de beller een moment, dan noteert de assistent de naam, het telefoonnummer, eventueel een e-mailadres en de reden van de afspraak. Vlak voor het vastleggen wordt nog een keer gecontroleerd of het moment echt vrij is. Is iemand anders net eerder geweest, dan hoort de beller dat en kiest hij een ander tijdstip. Daarna bevestigt de assistent de afspraak in het gesprek.

Je koppelt je Google Agenda met een paar klikken in je dashboard, via het vertrouwde inlogscherm van Google. Daarna kijkt de assistent bij elk verzoek naar de momenten waarop je bezet bent, dus ook naar afspraken die je zelf of een collega in Google Agenda hebt gezet. Een privéafspraak op dinsdagmiddag wordt dus niet aan een beller aangeboden.

Een geboekte afspraak verschijnt direct als afspraak in je Google Agenda, met de naam van de beller in de titel en het telefoonnummer, de reden en de assistent die boekte in de omschrijving. Je hoeft dus niets over te nemen. Daarnaast krijg je in je dashboard een melding dat er een nieuwe afspraak is ingepland.

Per assistent zet je het plannen van afspraken aan of uit. Daarna stel je per dag van de week in of er geboekt kan worden en tussen welke tijden. Werk je op maandag niet, zet die dag dan uit. Begin je op vrijdag later, pas dan alleen de vrijdag aan.

Vervolgens kies je de duur van een afspraak en de buffer ertussen. Met een duur van 30 minuten en een buffer van 15 minuten biedt de assistent bijvoorbeeld momenten aan met telkens drie kwartier ertussen. Met de minimale tijd van tevoren voorkom je dat iemand om 13.55 uur een afspraak voor 14.00 uur maakt. En met het maximaal aantal dagen vooruit houd je je planning overzichtelijk.

Het beheer van afspraken doe je zelf in je dashboard, op de pagina Afspraken. Daar zie je alle geplande afspraken, kun je er zelf een toevoegen en kun je een afspraak annuleren. Annuleer je een afspraak die in Google Agenda staat, dan wordt die daar ook verwijderd, zodat het moment weer vrijkomt.

Annuleren of verzetten via de telefoon doet de assistent niet zelf. Belt een klant om een afspraak te verzetten, dan kan de assistent dat noteren als terugbelverzoek. Je ziet dat in de samenvatting per e-mail en in je dashboard, en regelt het daarna zelf. Zo houd je grip op wijzigingen in je planning.

Automatisch afspraken inplannen werkt het best als je afspraken een vaste duur hebben en je vooral per telefoon wordt gebeld om iets in te plannen. Denk aan een kennismakingsgesprek, een adviesgesprek, een intake, een behandeling of een bezoek aan huis. Heeft elke afspraak een andere lengte, of moet je eerst zelf inschatten hoeveel tijd iets kost, dan kan de assistent ook eerst de gegevens noteren zodat jij de afspraak zelf inplant.

Je kunt het plannen per assistent aan- of uitzetten. Wil je dus eerst alleen dat de telefoon wordt opgenomen, dan kan dat. Het plannen zet je aan wanneer je er klaar voor bent.

Maak je assistent aan via de onboarding: je vult je website in en Loekas zet je bedrijfsinformatie klaar. Koppel daarna je Google Agenda, zet in de instellingen van je assistent het plannen van afspraken aan en vul je openingstijden en regels in. Bel vervolgens zelf je assistent en maak een testafspraak. Je ziet hem meteen in je agenda verschijnen.

De Google Agenda-koppeling zit in het pakket Groeien. Je kunt 14 dagen gratis proberen zonder creditcard, en daarna is het abonnement maandelijks opzegbaar.