Hoe de telefoon in een tandartspraktijk echt loopt
De piekmomenten aan de balie
In de meeste praktijken gaat de telefoon het hardst direct na opening. Wie 's nachts wakker lag van een kies, belt om acht uur. Tegelijk staan er patiënten aan de balie om zich te melden en loopt de eerste behandeling al. Na de lunch komt een tweede golf: mensen die in hun pauze bellen om een controle te plannen of te vragen wat een behandeling kost.
Rond schoolvakanties en aan het eind van het jaar komen er extra vragen bij. Ouders willen de halfjaarlijkse controle van de kinderen in de vakantie plannen, en veel mensen willen nog iets laten doen voordat hun verzekering van het lopende jaar afloopt.
Wat de assistent overneemt en wat nooit
Vragen over openingstijden, het inschrijfbeleid, wat je moet meenemen naar een eerste afspraak of hoe het zit met de rekening beantwoordt de assistent uit de kennis die jij hem geeft. Met Google Agenda gekoppeld plant hij controles en eerste kennismakingen in de tijden die jij vrijgeeft.
De assistent geeft nooit medisch advies. Hij zegt niet of een zwelling kwaad kan en adviseert geen pijnstillers. Bij pijn, een nabloeding, een ongeluk met een tand of een dikke wang verbindt hij door naar de praktijk als je een doorverbindnummer instelt. Buiten openingstijden verwijst hij naar de tandartsenspoeddienst uit jouw regio, en bij een levensbedreigende situatie naar 112. Dat zet je zelf letterlijk in zijn instructies.
Wat je in de kennis zet
Denk aan: of je nieuwe patiënten aanneemt en hoe inschrijven werkt, welke behandelaars er zijn (tandarts, mondhygiënist, preventieassistent), hoe lang een controle duurt, je afzegbeleid en het telefoonnummer van de regionale spoeddienst. Hoe concreter je het afzegbeleid beschrijft, hoe minder discussie later aan de balie.
Wil een patiënt een bestaande afspraak verzetten of afzeggen, laat de assistent dat dan noteren met naam, geboortedatum en voorkeursmoment. Na het gesprek krijg je een samenvatting per mail en je team regelt het in het eigen praktijksysteem. Een koppeling met je praktijksoftware zelf is maatwerk.
Praktische tip voor de start
Laat de assistent de eerste weken alleen opnemen in de drukke ochtend en tijdens de lunch, en lees elke dag de transcripten terug in het dashboard. Je ziet snel welke vragen vaak terugkomen en welke antwoorden je nog scherper moet formuleren. Pas daarna zet je hem ook 's avonds en in het weekend aan.