De telefoon in de horeca, tussen mise-en-place en afrekenen
Wanneer de telefoon gaat en je hem niet wilt horen
Het slechtste moment om te bellen is precies het moment waarop gasten het vaakst bellen: tussen vijf en half acht, als de keuken vol draait en de bediening de eerste gangen uitserveert. Een tweede piek zit in de late ochtend, wanneer mensen voor de avond of het weekend iets willen regelen en jij nog met leveranciers bezig bent.
Het seizoen speelt ook mee. Rond de feestdagen komen de groepen en bedrijfsuitjes, bij het eerste mooie weer bellen mensen of het terras open is, en tijdens evenementen in de buurt wil iedereen weten of er nog plek is.
Wat de assistent aanneemt
Openingstijden, bereikbaarheid, parkeren, of je honden toelaat, of er een kindermenu is: dat beantwoordt de assistent uit de kennis die je hem geeft. Werk je met reserveringen via een Google Agenda, dan kan hij een tijdslot inplannen binnen de regels die jij instelt. Draait je zaak op een eigen reserveringssysteem, dan is een koppeling daarmee maatwerk en noteert de assistent de reservering als verzoek, met naam, aantal personen, datum en tijd in de samenvatting per mail.
Groepsaanvragen en besloten feesten legt hij vast als terugbelverzoek, met het aantal gasten, de gewenste datum en eventuele wensen. Zo bel jij terug met een voorstel in plaats van met vragen.
Allergenen: altijd voorzichtig
De assistent kan vertellen welke gerechten volgens jouw kaart vegetarisch zijn of welke allergenen je hebt opgegeven, maar alleen als je dat zelf actueel in de kennis zet. Laat hem bij ernstige allergieën altijd zeggen dat de gast het bij aankomst nog even met de bediening moet afstemmen, en laat hem nooit garanderen dat iets veilig is. Recepten veranderen, de kennis moet mee.
Wat je doorverbindt en een praktische tip
Stel een doorverbindnummer in voor klachten over een bezoek van vandaag, vragen van leveranciers die onderweg zijn en alles wat met een lopende reservering van vanavond te maken heeft. De rest kan wachten tot na de service.
Tip: zet je dagspecials en wijzigingen in openingstijden rond feestdagen op een vast moment in de week in de kennis. Dan hoort een gast nooit dat je open bent op een dag dat je dicht bent.