Een professionele eerste indruk, altijd.

Consultants, bureaus en adviseurs verkopen hun tijd. Elke keer dat je midden in een workshop, een klantgesprek of een deadline de telefoon pakt, kost dat focus. Maar laat je hem gaan, dan belt een potentiële opdrachtgever gewoon de volgende naam uit zijn zoekresultaten.

De drukke momenten zijn voorspelbaar: maandagochtend, als klanten hun week plannen, en het eind van het kwartaal, wanneer budgetten nog besteed moeten worden en er ineens haast is. Ook na een presentatie, een netwerkevent of een publicatie komen er vaak telefoontjes van mensen die je nog niet kent.

Geef de assistent een korte beschrijving van je diensten, voor wie je werkt en voor wie juist niet, en hoe een traject meestal begint. Dan kan hij een nieuwe beller vertellen of het past en een paar vragen stellen: om wat voor organisatie gaat het, wat is de aanleiding en wanneer moet het klaar zijn. Met Google Agenda gekoppeld plant hij meteen een kennismakingsgesprek in de blokken die jij vrijhoudt.

Na het gesprek krijg je een samenvatting per mail. Je begint het kennismakingsgesprek dan met context in plaats van met de vraag waar het ook alweer over ging.

Stel een doorverbindnummer in voor bestaande klanten met een lopend project dat vandaag aandacht vraagt. Vragen over een factuur of een planning zonder haast kan de assistent als terugbelverzoek noteren, met de naam van de organisatie en het onderwerp erbij.

Ongevraagde verkoopgesprekken wimpelt hij vriendelijk af en hij noteert alleen de naam en het bedrijf. Daarnaast zit er een spamfilter op je lijn. Een koppeling met je CRM of projectsoftware is maatwerk, het terugbelverzoek komt altijd in je mail en dashboard.

Schrijf in de kennis drie tot vijf voorbeelden van opdrachten die je graag aanneemt en een paar die je doorverwijst. Juist die grenzen maken de assistent bruikbaar, want dan kan hij een beller eerlijk zeggen of jij de juiste partij bent, in plaats van iedereen een terugbelbelofte te doen.