Zo werkt een AI telefoonassistent voor uitzendbureaus
Wanneer de telefoon gaat bij een uitzendbureau
Op een uitzendbureau begint de dag vroeg. Voor zessen bellen flexkrachten die zich ziek melden voor de ochtenddienst, en direct daarna bellen opdrachtgevers die op korte termijn extra mensen nodig hebben. Aan het eind van de week wil iedereen weten waar hij volgende week staat ingepland.
Seizoenen versterken dat. Richting de feestdagen stijgt de vraag in logistiek en productie, en in de zomer komen scholieren en studenten die vakantiewerk zoeken. Kandidaten reageren vaak 's avonds op een vacature, precies als je intercedenten al naar huis zijn.
Wat de assistent afhandelt
De assistent beantwoordt vragen van kandidaten op basis van de informatie die jij erin zet: welke vacatures open staan, wat er gevraagd wordt, hoe inschrijven werkt, welke documenten ze moeten meenemen en wanneer de loonstrook komt. Is iemand geschikt, dan plant de assistent direct een intakegesprek in Google Agenda, binnen de tijden die je intercedenten beschikbaar hebben.
Ziekmeldingen en doorgegeven beschikbaarheid noteert de assistent met naam, datum en de opdrachtgever waar iemand zou werken. Na elk gesprek ontvang je een e-mailsamenvatting, zodat je planner meteen kan schuiven. Een koppeling met je planningssysteem of backoffice is maatwerk; standaard werkt de assistent met notities en samenvattingen.
Wat je altijd doorverbindt
Opdrachtgevers die dringend mensen nodig hebben, wil je zelf spreken. Een ongeval of incident op de werkvloer ook. Stel een doorverbindnummer in, dan verbindt de assistent zulke gesprekken direct door naar de dienstdoende intercedent. Zonder doorverbindnummer noteert hij een terugbelverzoek met de hoogste prioriteit in de samenvatting.
Vragen over salaris, contractvormen, reserveringen of ontslag horen bij een medewerker. De assistent geeft geen juridisch of financieel advies en verwijst die bellers door of noteert een terugbelverzoek.
Praktische tip voor de start
Maak een apart blok in de kennis voor de ochtendroutine: tot hoe laat een ziekmelding binnen moet zijn, welke gegevens de assistent altijd vraagt en wie de melding ontvangt. Vroeg in de ochtend telt elke minuut, en met vaste afspraken krijgt je planner meteen een bruikbare melding in plaats van een voicemail.