Zo werkt een AI-telefoonassistent voor een sportschool
De drukste momenten aan de balie
In een sportschool gaat de telefoon het vaakst als niemand tijd heeft. Aan het begin van het jaar, met alle goede voornemens, en in september na de zomer bellen mensen die willen beginnen. Doordeweeks tussen vijf en acht uur 's avonds staat je team op de vloer, geeft het een groepsles of begeleidt het een nieuw lid, terwijl de balie vol staat. In het weekend en rond feestdagen gaan de vragen vooral over openingstijden en het rooster.
Wie dan geen gehoor krijgt, kijkt gewoon bij de sportschool een straat verderop. Een assistent die opneemt, houdt die aanmeldingen bij jou.
Wat de assistent afhandelt
Vragen over abonnementsvormen, prijzen, lopende acties, openingstijden, het lesrooster en personal training beantwoordt de assistent vanuit de kennis die jij invoert. Een proeftraining of intake plant hij direct in je Google Agenda, binnen de tijden en regels die je instelt.
Reserveren leden groepslessen via je eigen app of ledensysteem, dan verwijst de assistent daarnaar. Een koppeling daarmee is maatwerk. Wil iemand opzeggen of pauzeren, bijvoorbeeld door een blessure of zwangerschap, dan legt de assistent je voorwaarden uit en noteert hij het verzoek. Na elk gesprek ontvang je een samenvatting per e-mail met de terugbelgegevens.
Wat naar een trainer of manager gaat
De assistent geeft geen trainings- of medisch advies. Vraagt iemand of hij met een knieblessure mag sporten of welk schema past, dan plant de assistent een gesprek met een trainer in of noteert hij een terugbelverzoek. Bij een ongeluk of onwel geworden lid verwijst hij naar 112.
Stel een doorverbindnummer in voor vragen die een mens moet oplossen: een lid met een klacht over een incasso, een pas die niet werkt terwijl iemand voor de deur staat, of een bedrijf dat over een zakelijk abonnement belt. Zonder doorverbindnummer komt het als terugbelverzoek in de samenvatting.
Tip voor de inrichting
Werk de kennis bij zodra je een actie start of beëindigt, en zet er een einddatum bij. Zo noemt de assistent nooit een aanbieding die al is afgelopen, wat in januari en september scheelt in discussies aan de balie. Zet ook je opzegtermijn in gewone woorden in de kennis, zodat leden die direct goed horen.