Zo werkt een AI telefoonassistent voor schildersbedrijven
Wanneer de telefoon gaat bij een schilder
Voor een schilder is het jaar duidelijk verdeeld. In het voorjaar, zodra het droger wordt, wil iedereen zijn buitenschilderwerk voor de zomer laten doen en loopt je planning snel vol. In de herfst en winter verschuift de vraag naar binnenwerk: trappenhuizen, plafonds, behangen en het opknappen van een huis voor een verhuizing.
Juist in het buitenseizoen sta je de hele dag op de steiger, met verf aan je handen en een telefoon in je jaszak. Nieuwe klanten bellen vaak 's avonds of in het weekend, als ze thuis naar hun kozijnen kijken. Wie dan geen gehoor krijgt, vraagt de volgende schilder om een offerte.
Wat de assistent afhandelt
De assistent beantwoordt vragen op basis van de informatie die jij erin zet: welk werk je doet, in welke regio, hoe je offertes maakt, wanneer je weer ruimte hebt en hoe je garantie werkt. Wil iemand een offerte, dan vraagt de assistent naar het type woning, binnen- of buitenwerk, de staat van het houtwerk en de gewenste periode.
Daarna plant de assistent een opnamebezoek in je Google Agenda, binnen de tijden en regels die jij instelt, bijvoorbeeld alleen aan het eind van de middag. Je ontvangt na het gesprek een e-mailsamenvatting met alle details en het transcript staat in het dashboard. Een koppeling met je offerte- of projectsoftware is maatwerk.
Wat je altijd doorverbindt
Een klant bij wie je op dat moment aan het werk bent, of een aannemer die belt over een oplevering, wil je zelf spreken. Hetzelfde geldt voor een garantieklacht. Stel een doorverbindnummer in, dan verbindt de assistent zulke gesprekken direct door. Neem je op de steiger toch nooit op, laat het doorverbindnummer dan leeg: de assistent noteert zulke bellers dan als terugbelverzoek met adres en toelichting.
Vragen over de voortgang van een lopend project kan de assistent alleen beantwoorden als jij die informatie in de kennis zet. Anders noteert hij een terugbelverzoek.
Praktische tip voor de start
Zet in de kennis tot wanneer je planning voor buitenwerk vol zit en pas die regel aan zodra dat verandert. Bellers die horen dat je pas over een paar maanden kunt, beslissen dan zelf of ze willen wachten. Dat scheelt jou gesprekken die toch niets opleveren.