Zo werkt een AI-telefoonassistent voor een rijschool
Je zit in de auto als ze bellen
Een rijinstructeur zit het grootste deel van de dag naast een leerling. Juist dan bellen de mensen die je wilt spreken. Na schooltijd en 's avonds bellen jongeren die net oud genoeg zijn om te beginnen, vaak samen met een ouder die de vragen over kosten stelt. Rond de vakanties vragen leerlingen of ze extra lessen kunnen inplannen. En tussendoor bellen bestaande leerlingen die een les willen verzetten omdat er een toets of werkdienst tussenkomt.
Opnemen tijdens de les kan niet en mag niet. Terugbellen na de laatste les betekent dat een deel van de nieuwe aanvragen al bij een andere rijschool zit.
Wat de assistent afhandelt
Vragen over je lespakketten, prijzen, betalen in termijnen, of je lesgeeft in een handgeschakelde auto of een automaat en waar je leerlingen ophaalt, beantwoordt de assistent vanuit de kennis die jij invoert. Een proefles plant hij direct in je Google Agenda, binnen de tijden en regels die je instelt, zodat een nieuwe leerling meteen weet waar hij aan toe is.
Wil een bestaande leerling een les verzetten of afzeggen, dan legt de assistent je afzegregels uit en noteert hij het verzoek. Vragen over een examen, zoals de datum of de uitslag, beantwoordt hij niet zelf. Na elk gesprek krijg je een samenvatting per e-mail, die je tussen twee lessen door leest om te zien wie je moet terugbellen.
Wanneer je wel even gestoord wilt worden
Stel een doorverbindnummer in, bijvoorbeeld van een collega of het kantoor, voor de telefoontjes die niet kunnen wachten. Denk aan een leerling die op het afgesproken ophaalpunt staat en je niet ziet, of iemand die op de dag van het examen belt. Zonder doorverbindnummer noteert de assistent een terugbelverzoek met de reden erbij.
Ouders die willen weten hoe hun kind ervoor staat, krijgen geen inhoudelijk antwoord van de assistent. Hij noteert de vraag, zodat jij zelf kunt bepalen wat je deelt.
Tip voor de inrichting
Zet in Google Agenda vaste momenten vrij voor proeflessen en stel de tijden van de assistent daarop af. Dan boekt hij nooit een proefles over een examenrit heen. Zet in de kennis ook je afzegtermijn in gewone woorden, zodat leerlingen die regel horen voordat ze afzeggen. Een koppeling met rijschoolsoftware anders dan Google Agenda is maatwerk.