Zo werkt een AI telefoonassistent voor scholen
Wanneer ouders de school bellen
Op een school is het drukste kwartier van de dag vlak voor de eerste bel. Ouders melden hun kind ziek, geven een tandartsbezoek door of vragen of de gymles doorgaat. Het secretariaat zit op dat moment ook met leerlingen aan de balie en leerkrachten die iets nodig hebben.
Over het jaar heen zie je vaste pieken. Rond de aanmeldperiode bellen nieuwe ouders voor een rondleiding. Voor studiedagen en vakanties komen vragen over vrije dagen en opvang. En bij sneeuw, hitte of een uitgevallen leerkracht wil iedereen tegelijk weten of de lessen doorgaan.
Wat de assistent afhandelt
De assistent beantwoordt vragen op basis van de informatie die jij erin zet: schooltijden, de vakantieregeling, studiedagen, hoe verlof buiten de vakanties werkt en hoe aanmelden gaat. Ook als de bel al gegaan is en het secretariaat in overleg zit, krijgt een ouder direct antwoord.
Een ziekmelding noteert de assistent met naam, groep of klas en de verwachte duur. Na het gesprek ontvang je een e-mailsamenvatting die je doorzet naar de leerkracht of de verzuimadministratie. Een koppeling met je leerlingadministratie is maatwerk. Voor rondleidingen en kennismakingsgesprekken plant de assistent afspraken in Google Agenda, binnen de momenten die jij vrijhoudt.
Wat je altijd zelf wilt horen
Sommige telefoontjes horen niet bij een assistent. Denk aan zorgen over pesten, een incident op het schoolplein, een ouder die met gezag of omgangsregelingen belt, of een kind dat niet thuis is gekomen. Stel een doorverbindnummer in, dan verbindt de assistent zulke bellers direct door naar de directie of intern begeleider. Zonder doorverbindnummer noteert hij een dringend terugbelverzoek.
Leg in de instructies ook vast dat de assistent nooit informatie over een leerling deelt met de beller, zoals cijfers, aanwezigheid of wie een kind ophaalt. Die vragen gaan altijd naar een medewerker die weet met wie hij praat.
Praktische tip voor de start
Zet het jaarrooster met vakanties en studiedagen aan het begin van het schooljaar in de kennis, en voeg een korte regel toe die je op de dag zelf kunt aanpassen, zoals 'vandaag gaat de gymles niet door'. Zo blijft de assistent actueel zonder dat je elke keer alles hoeft te herschrijven.