Zo werkt een AI-telefoonassistent op een notariskantoor
Wie er belt en wanneer
Op een notariskantoor bellen heel verschillende mensen. Kopers die net een huis hebben gekocht en willen weten hoe de overdracht verloopt. Stellen die gaan samenwonen of trouwen. Kinderen die na het overlijden van een ouder niet weten waar ze moeten beginnen. En beroepspartners: makelaars, hypotheekadviseurs en banken die willen weten of een dossier compleet is.
De drukte piekt vaak rond het einde van de maand, als veel overdrachten gepland staan. Juist dan zit de notaris in de passeerkamer en is het secretariaat bezig met de laatste stukken. Een assistent die opneemt, houdt de lijn open zonder dat iemand de passering hoeft te onderbreken.
Discreet en zonder juridisch advies
De assistent geeft nooit juridisch advies en doet geen uitspraken over een dossier. Vraagt iemand of een testament nog klopt of hoe een erfenis verdeeld wordt, dan legt hij uit dat de notaris dat in een gesprek bespreekt. Hij deelt geen informatie over dossiers of andere cliënten.
Wat hij wel doet: algemene vragen beantwoorden vanuit de kennis die jij invoert, zoals welke stukken je nodig hebt voor een levering, dat iedereen een geldig legitimatiebewijs meeneemt, en welke tarieven je hanteert als je die wilt noemen. Een intake voor een testament, samenlevingscontract of huwelijkse voorwaarden plant hij direct in je Google Agenda, binnen de regels die je instelt.
Welke gesprekken je altijd doorverbindt
Stel een doorverbindnummer in voor alles wat met een passering van vandaag of morgen te maken heeft: een makelaar die meldt dat de sleuteloverdracht schuift, een bank die vraagt naar de stand van een dossier, of een koper die ontdekt dat een stuk ontbreekt. Ook nabestaanden die bellen na een overlijden verdienen direct een mens aan de lijn. De assistent vraagt dan kort wie er belt en verbindt door.
Is er geen doorverbindnummer ingesteld of neemt niemand op, dan noteert hij een terugbelverzoek. Na elk gesprek ontvang je een samenvatting per e-mail, en de transcriptie staat in het dashboard.
Tip voor de inrichting
Laat de assistent aan het begin vragen of iemand belt als particulier of namens een kantoor. Beroepspartners wil je meestal sneller helpen, en zo zie je in de samenvatting direct om welk soort gesprek het gaat. Een koppeling met je zaaksysteem of een andere agenda dan Google Agenda is maatwerk.