Een salontelefoon die niet door je werk heen belt
Wanneer klanten de salon bellen
Klanten bellen als het hen uitkomt, en dat is vaak precies wanneer jij met een schaar of kleurkwast bezig bent. De lunchpauze en de vroege avond zijn klassieke belmomenten, net als de zondagavond, wanneer mensen hun week doornemen en ontdekken dat ze echt naar de kapper moeten.
Rond de feestdagen, voor het trouwseizoen en vlak voor de schoolvakanties wordt de agenda snel voller en bellen meer mensen tegelijk. Dan wil je geen afspraak mislopen omdat je handen vol verf zitten.
Wat de assistent van je behandelmenu moet weten
Zet per behandeling in de kennis wat het is, hoe lang het duurt en wat het kost. Denk ook aan de dingen die je nu steeds aan de telefoon uitlegt: of een kleuring een allergietest vooraf nodig heeft, of je met of zonder afspraak werkt en wat je afzegbeleid is.
Met Google Agenda gekoppeld plant de assistent afspraken in de tijden die jij openzet. Werk je met meerdere stylisten, zet dan in de kennis wie welke behandelingen doet, zodat een klant die naar een vaste kapper vraagt meteen weet waar hij aan toe is. Werk je met Salonized, dan plant de assistent afspraken direct in je Salonized-agenda: die koppeling draait al bij salons en klinieken en wij richten hem voor je in. Voor andere salonsoftware is een koppeling maatwerk en legt de assistent het verzoek tot die tijd vast als terugbelnotitie.
Wat je beter zelf doet
Een klant die ontevreden is over een behandeling van gisteren wil jou spreken, geen assistent. Stel een doorverbindnummer in voor klachten, of laat de assistent een terugbelverzoek noteren met een korte omschrijving. Hetzelfde geldt voor bruidsarrangementen en groepen, waar je meestal eerst even wilt overleggen.
Laat de assistent geen beloftes doen over het resultaat van een kleuring of behandeling. Hij kan uitleggen wat een behandeling inhoudt, maar het advies over wat bij iemand past geef je zelf in de stoel.
Praktische tip voor de start
Houd voor bijzondere behandelingen die een consult vooraf vragen een apart, kort afspraakblok vrij en noem dat in de kennis. Dan kan de assistent zo'n klant eerst voor een consult inplannen, in plaats van meteen een lange behandeling te boeken die misschien niet klopt.