Zo werkt een AI-telefoonassistent voor installateurs
De momenten dat je telefoon gaat en jij niet kunt
Bij een installatiebedrijf gaat de telefoon het hardst op de verkeerde momenten. 's Ochtends vroeg, als de monteurs net vertrokken zijn, bellen mensen die bij het opstaan geen warm water hebben. Op de eerste koude dagen van het najaar draait iedereen de verwarming weer open en komen de storingen tegelijk binnen. 's Avonds en in het weekend gaat het om lekkages en verstopte afvoeren. En in het voorjaar bellen huiseigenaren die een badkamer, een nieuwe ketel of een warmtepomp willen laten plaatsen.
Jij ligt op dat moment onder een aanrecht of staat op een dak. Een gemiste oproep is dan vaak een klus die naar een ander gaat.
Hoe de assistent de gesprekken verdeelt
Vragen over je werkgebied, de merken die je onderhoudt, je onderhoudsabonnement of wat je wel en niet doet, beantwoordt de assistent vanuit de kennis die jij invoert. Een opname voor een offerte of een onderhoudsbeurt plant hij direct in je Google Agenda, binnen de tijden en regels die je instelt.
Bij een storing vraagt de assistent door: wat is er aan de hand, sinds wanneer, welk adres en welk telefoonnummer. Is het spoed volgens jouw regels, dan verbindt hij de beller door naar je storingsnummer, als je dat hebt ingesteld. Anders noteert hij een terugbelverzoek. Na elk gesprek krijg je een samenvatting per e-mail, zodat je tussen twee klussen door ziet wie je als eerste moet bellen.
Wat altijd naar een mens gaat
Ruikt iemand gas of is er direct gevaar, dan geeft de assistent geen technisch advies. Hij verwijst de beller naar het storingsnummer van de netbeheerder of naar 112, precies zoals jij dat in de kennis vastlegt. Een lekkage die niet te stoppen is, een ketel die water verliest of een klant zonder verwarming bij vorst verbind je het best altijd door.
Offerteaanvragen, vragen over een factuur en het verzetten van een onderhoudsbeurt kunnen prima wachten tot je terugbelt. Die komen netjes in de samenvatting.
Tip voor de inrichting
Houd in Google Agenda vaste blokken vrij voor opnames en onderhoud, bijvoorbeeld aan het eind van de middag, en stel de werktijden van de assistent daarop af. Zo boekt hij nooit een afspraak midden in een lange installatieklus. Zet daarnaast in de kennis welke postcodes of plaatsen je bedient, zodat bellers buiten je gebied direct eerlijk antwoord krijgen. Een koppeling met planningssoftware anders dan Google Agenda is maatwerk.