Behandel, Loekas regelt de rest.

In een fysiopraktijk loopt de agenda vaak in vaste blokken, en tussen twee patiënten is er amper tijd om terug te bellen. Toch bellen mensen juist dan: vroeg in de ochtend na een nacht met pijn, in de lunchpauze vanaf hun werk en aan het eind van de dag, na het sporten of een lange dag achter de computer.

Het begin van het jaar is voor veel praktijken extra druk. Mensen hebben nieuwe goede voornemens, een nieuwe verzekering of een blessure van de wintersport. Aan het eind van het jaar bellen mensen die nog behandelingen willen voordat hun vergoeding afloopt.

De assistent geeft nooit medisch advies. Hij zegt niet welke oefeningen iemand moet doen, of een klacht vanzelf overgaat of of iemand beter naar de huisarts kan. Beschrijft een beller klachten die om snelle hulp vragen, zoals uitvalsverschijnselen of pijn na een val of ongeluk, dan verwijst hij naar de huisarts of de huisartsenpost, en bij een levensbedreigende situatie naar 112.

Wat hij wel uitlegt, uit de kennis die je hem geeft: of je praktijk werkt met of zonder verwijzing, wat een patiënt meeneemt naar de eerste afspraak, hoe lang een behandeling duurt, welke specialisaties je hebt en hoe het met de vergoeding werkt volgens jouw eigen uitleg.

Met Google Agenda gekoppeld plant de assistent een intake in de blokken die jij daarvoor vrijgeeft. Vervolgafspraken, verzetten en afzeggen laat je hem als terugbelverzoek noteren, met naam, geboortedatum en voorkeursmoment. Je team krijgt dat in de samenvatting per mail en werkt het af in het eigen systeem. Een koppeling met je praktijksoftware is maatwerk.

Stel een doorverbindnummer in voor huisartsen en andere zorgverleners die over een gezamenlijke patiënt bellen. Die gesprekken horen direct bij een therapeut, niet in een terugbelrij.

Houd voor intakes vaste blokken vrij in je Google Agenda, los van de vervolgbehandelingen. Zo kan de assistent nieuwe patiënten altijd een concreet moment geven, zonder dat hij in de agenda van je vaste patiënten schuift.