Sleutelen zonder storing.

De eerste golf komt voordat de werkplaats echt draait. Mensen die hun auto willen brengen, iemand met een lampje op het dashboard en klanten die vragen of de auto van gisteren al klaar is. Aan het eind van de middag bellen klanten die hun auto willen ophalen en willen weten of dat nog lukt.

Seizoenen tellen mee. In het voorjaar en najaar wisselen veel mensen hun banden, voor de zomervakantie wil iedereen nog een beurt of een airco-check, en de eerste koude ochtend brengt telefoontjes over accu's die niet meer willen.

De assistent beantwoordt vragen uit de kennis die je hem geeft: openingstijden, of je een leenauto of haal- en brengservice hebt, welke merken je doet en wat een APK of kleine beurt bij jou globaal inhoudt. Zet je vaste tarieven erin als je die telefonisch wilt noemen, en laat hem bij reparaties altijd zeggen dat de monteur de prijs pas na controle kan geven.

Met Google Agenda gekoppeld plant hij een APK, bandenwissel of beurt in de blokken die je vrijgeeft, bijvoorbeeld alleen ochtenden voor inbreng. Vraagt een klant naar de status van zijn auto, dan noteert hij een terugbelverzoek met kenteken en naam. Een koppeling met je werkplaatssoftware is maatwerk.

Iemand die langs de snelweg staat, heeft geen boodschap aan een terugbelverzoek. Stel een doorverbindnummer in voor pech onderweg, en laat de assistent bij een onveilige situatie eerst zeggen dat de beller zichzelf in veiligheid brengt en bij gevaar 112 belt. Werk je niet met een eigen pechdienst, zet dan in de kennis waar de beller wel terechtkan.

Verbind ook door als een klant belt over een reparatie die hij niet heeft goedgekeurd of een rekening die hoger uitvalt. Dat gesprek wil je zelf voeren.

Laat de assistent bij elke afspraak het kenteken en de kilometerstand vragen en beide in de samenvatting zetten. Dan ligt de juiste informatie al klaar als de auto binnenrijdt, en hoeft je baliemedewerker niet opnieuw te bellen.