Zo werkt een AI-telefoonassistent op een architectenbureau
Twee soorten bellers, twee soorten urgentie
Op een architectenbureau bellen grofweg twee groepen. De eerste zijn particulieren en ondernemers met een idee: een uitbouw, een verbouwing van een oud pand, een nieuwe woning op een kavel. Zij bellen vaak 's avonds of in het weekend, als ze thuis aan de keukentafel plannen maken. De tweede groep zijn partijen in lopende projecten: aannemers op de bouwplaats, constructeurs, installateurs en soms de gemeente.
Voor de eerste groep telt vooral een goede eerste indruk. Voor de tweede groep telt snelheid, want een onduidelijke tekening kan werk op de bouwplaats stilleggen. Terwijl jij in een ontwerpsessie of een bouwvergadering zit, kun je geen van beide goed opvangen.
Een nette intake voor nieuwe projecten
Bij een nieuwe aanvraag stelt de assistent de vragen die jij belangrijk vindt: wat voor project, waar ligt het, in welke fase zit de beller en wanneer wil diegene beginnen. Vragen over hoe een traject bij jouw bureau loopt, voor welke projecten je de juiste partij bent en wat een eerste gesprek inhoudt, beantwoordt hij vanuit de kennis die je invoert.
Past het project, dan plant de assistent een kennismaking direct in je Google Agenda, binnen de tijden en regels die je instelt. Hij doet geen uitspraken over vergunningen, haalbaarheid of kosten van een ontwerp. Dat bespreek jij in het gesprek. Na afloop ontvang je een samenvatting per e-mail met alle gegevens, zodat je goed voorbereid aan tafel zit.
Wat je altijd doorverbindt
Stel een doorverbindnummer in voor bellers uit lopende projecten. Laat de assistent aan het begin vragen of iemand belt over een nieuw of een bestaand project. Een aannemer die op de bouwplaats staat met een vraag over de uitvoering, verbindt hij door naar de projectarchitect. Neemt niemand op, dan noteert hij een terugbelverzoek met het project en de vraag erbij.
Vragen over de status van tekeningen of een factuur beantwoordt de assistent niet zelf. Die komen in de samenvatting, zodat de juiste persoon terugbelt.
Tip voor de inrichting
Zet in de kennis ook wat je niet doet, bijvoorbeeld projecten buiten je regio of opdrachten die niet bij je bureau passen. Dan krijgen die bellers direct een eerlijk en vriendelijk antwoord, en blijft je agenda vrij voor gesprekken die ergens toe leiden. Een koppeling met projectsoftware of een andere agenda dan Google Agenda is maatwerk.